Omschrijving activiteit begroting

Het programma TBO (toekomstbestendige organisatie) is in 2023 getransformeerd naar Samen Slimmer Werken (SSW), met en voor Coevorden. Het doel is: Een flexibele en wendbare organisatie waar mensen, systemen en processen doelmatig en elkaar versterkend zijn georganiseerd, zodat de organisatie op de goede manier kan inspelen op de veranderende omgeving met complexer wordende vraagstukken en waar medewerkers werken die bewust kiezen voor het zich inzetten voor de samenleving. 
De programmalijnen kunnen, afhankelijk van de organisatievraag en de omgeving, bijgesteld worden gedurende de looptijd van het programma.

Kwaliteit

G

Toelichting

Het afgelopen jaar hebben we belangrijke stappen gezet binnen het programma Samen Slimmer Werken met en voor Coevorden. De nieuwe organisatiestructuur is geïmplementeerd en de coördinatoren zijn aangesteld, waardoor de basis voor samenwerking en integraliteit stevig staat. 
De leidinggevenden zijn gestart met een ontwikkeltraject met de nadruk op dienend leiderschap, waarin de nadruk ligt op het ondersteunen van medewerkers, het bevorderen van verbinding en het creëren van werkgeluk. Alle functiebeschrijvingen van medewerkers zijn in kaart gebracht en van een update voorzien (HR21). Medewerkers hebben nu een voorlopige indeling en waardering ontvangen en zijn nu in de gelegenheid gesteld om hierover in gesprek te gaan of een zienswijze in te dienen. Eind van het jaar wordt het nieuwe functiehandboek vastgesteld. 

Onderdeel van Samen Slimmer Werken is het verbeteren van het proces rondom Sturen en Verantwoorden. Hiervoor is een projectleider benoemd. Aandacht voor het verbeteren van dit proces werpt zijn eerste vruchten af. We merken dat het ons steeds beter lukt om producten integraal voor te bereiden en aan te bieden aan de gemeenteraad. De recent verschenen kadernota is hier een mooi voorbeeld van. 

Daarnaast zijn er belangrijke stappen gezet die ook bijdragen aan betere sturing, inzicht en overzicht:
•    Formatiehuis
Er is een opdracht vastgesteld voor het formatiehuis en het terugdringen van inhuur. De afgelopen periode zijn flinke stappen gezet om medewerkers aan te nemen op diverse vacatures, hierbij valt te denken aan de strateeg Mens en Organisatie, Projectmanager en 2 teamleiders. Hierdoor merken we dat meer rust en stabiliteit ontstaat. Ook is de formatie, bezetting en inhuur per team en cluster inzichtelijk gemaakt. Voor de inhuur is er onderscheid gemaakt in het inhuren op vacatureruimte, ziekte en projecten/programma’s.  De inzichten laten zien dat wij ongeveer 35% inhuren op de vacatures die lastig te zijn vervullen in verband met de krapte op arbeidsmarkt, 5% op ziekte, 25% op programma en projecten en 35% op extra opdrachten. 
•    Procesgericht werken
Met procesgericht werken is een start gemaakt: alle basisprocessen van de gemeente zijn inmiddels in kaart gebracht. Procesgericht werken richt zich op het hele proces van begin tot eind. Dit geeft overzicht en samenhang, verbetert de kwaliteit van onze dienstverlening en maakt het werk voor medewerkers duidelijker en effectiever.
•    Portfoliomanagement
Portfoliomanagement is geïntroduceerd en inmiddels niet meer weg te denken. Portfoliomanagement geeft ons overzicht over alle projecten en initiatieven. Het helpt bewuste keuzes te maken, capaciteit effectief in te zetten en de samenhang tussen projecten te vergroten, zodat we onze strategische doelen beter realiseren.

Deze resultaten laten zien dat we concreet stappen zetten richting een wendbare, samenwerkende en toekomstbestendige organisatie. De komende periode bouwen we hierop voort, met blijvende aandacht voor werkgeluk, verbinding en integraal werken.