Programma 5 | Bestuur en organisatie

Coevorden verbindt, dat is onze bestuursstijl en ook de manier waarop wij als organisatie willen werken. Eén van de twee doelstellingen binnen programma 5 is dan ook dat we ‘heel goed worden in Verbindend Besturen’. Onze deelname aan het noordelijk netwerk Democratie in Actie levert hieraan een belangrijk bijdrage. De inzichten die we vanuit dit netwerk opdoen, nemen we mee in het gezamenlijk leren van gemeenteraad, college en ambtelijke organisatie. Uit een eerste gezamenlijke sessie kwam naar voren dat onderlinge rol- en procesduidelijkheid onderwerpen zijn waar we verder mee aan de slag gaan.

Door de Coronacrisis veranderde er veel. We hebben respect voor alle vrijwilligers die binnen de organisaties en verenigingen zich ervoor hebben ingezet om alles in goede banen te leiden. Het toont de veerkracht van onze samenleving. Ondanks dat fysieke gesprekken en aanwezigheid (o.a. van de gebiedscoördinatoren) minder mogelijk waren, hebben we de wijken en dorpen bij vragen ondersteund. Het komende half jaar gaan we verder aan de slag met het ondersteunen van wijken en dorpen in hun vraagstukken, zoals beschreven in Buiten Spel. Dat geldt ook voor aanvragen die binnenkomen voor het Stimuleringsfonds. Deze regeling is aan het begin van het jaar opnieuw vastgesteld. Nieuw in de regeling is onder andere dat er gebruik kan worden gemaakt van hulplijnen (bijvoorbeeld het opbouwwerk, één van de juryleden of een andere organisatie). Uit de stad Coevorden komen er inmiddels meer aanvragen dan vorig jaar binnen. Dat komt door het contact dat er is tussen de wijken en de gebiedscoördinatoren. Een positieve ontwikkeling. Tenslotte wordt ook onze vraagbaakfunctie voor maatschappelijke organisaties als het gaat om subsidies verder ontwikkeld. Voor het programma Binnenstad en voor Coevorden Culturele Gemeente 2021-2022 wordt subsidieverwerving verder onderzocht.

Hoe bereiken we (groepen) inwoners die we lastig bereiken? Het bureau Motivaction heeft onderzoek gedaan naar de sociale milieus in onze gemeente, waaronder de communicatievoorkeuren. Samen met de ervaring die we hebben in de wijken en de dorpen biedt dit onderzoek een goede basis om per vraagstuk ook groepen inwoners te spreken, die we normaal niet zo snel bereiken. Tijdens interne workshops wordt gedeeld hoe we deze kennis in ons werk kunnen toepassen. Eén van de groepen inwoners die we minder goed bereiken zijn jongeren. Terwijl het juist belangrijk is dat zij meedenken en meepraten in de plannen die we maken. In ons bestuursprogramma schreven we al dat we een kindvriendelijke gemeente willen zijn. Een gemeente waarin kinderen gelukkig op kunnen groeien. We zijn bezig met een plan hoe we jongeren kunnen laten meedenken en meebeslissen over thema's die zij belangrijk vinden. Daarin willen we samen gaan werken met scholen en de jongerenraad.

De tweede doelstelling binnen programma 5 is ‘Passende dienstverlening’. Wij zijn als gemeente de eerste overheid en willen nabij, toegankelijk en gemakkelijk benaderbaar zijn voor iedereen. Twee jaar geleden startten we met het project klantreizen; een methodiek waarbij we door de ogen van de klant naar onze dienstverlening kijken en ontdekken welke verbeterpunten we kunnen doorvoeren. Er zijn inmiddels drie klantreizen uitgevoerd waarvan verbeterpunten al zijn geïmplementeerd. Het project eindigt deze zomer. De methodiek wordt dan ingebed in de organisatie. Naar verwachting worden dit najaar twee of drie klantreizen georganiseerd.

Ook is het project ‘verbetering online dienstverlening’ dit jaar van start gegaan. Inmiddels staan de eerste e-formulieren voor het aanvragen van producten en diensten op onze website. We gaan inwoners betrekken bij het ontwikkelen van de formulieren door te gaan werken met een testpanel met onder andere laaggeletterden. Vanaf september starten we met het actualiseren van alle informatie op onze website en met het vergroten van het online bewustzijn van onze organisatie. Ook gaan we aan de slag met het toegankelijk maken van onze websites voor inwoners met een beperking. Uiterlijk op 23 september zijn er toegankelijkheidsverklaringen voor alle websites waarvoor de gemeente Coevorden verantwoordelijk. Aan de hand van deze verklaringen worden de websites vervolgens daadwerkelijk toegankelijk gemaakt. Dit laatste doen we na 23 september omdat het systeem achter www.coevorden.nl volledig wordt vernieuwd. Op deze manier kunnen we zowel de vernieuwing van het systeem als het toegankelijk maken van de website in één keer oppakken. Waar dit kan, doen we dit samen met inwoners.

Uiteraard had de uitbraak van het Coronavirus, in combinatie met de afgekondigde maatregelen vanuit het Rijk, gevolgen voor de interne dienstverlening. Medewerkers werden verzocht om zo veel mogelijk thuis te werken. Voor de bedrijfscontinuïteit was het van belang dat medewerkers goed werden gefaciliteerd. Dit is gebeurd en medewerkers konden hierdoor vanaf de eerste thuiswerkdag nagenoeg hun normale werkzaamheden verrichten. Ook werden de publieksbalies en de kantooromgeving ingericht om 1,5 meter afstand te kunnen houden. En tenslotte werd de gemeenteraad ondersteund in het houden van raadsvergaderingen via videoconferentie. Inmiddels worden de raadsvergaderingen weer in de raadszaal gehouden, met 1,5 meter afstand van elkaar. Doordat we noodgedwongen op een andere manier zijn gaan werken, waardoor bestaande patronen zijn doorbroken, ontstaan er kansen. Zo onderzoeken we op dit moment hoe de toekomst van de manier waarop we werken en van onze kantooromgeving eruit zien. Uiteraard passend bij de sturingsfilosofie van Verbindend Besturen.