Programma 5 | Bestuur en Organisatie

Het jaar 2021 was in meerdere opzichten een bijzonder jaar als het gaat om ‘Bestuur en Organisatie’. Het was het laatste volledige bestuursjaar. In 2022 zijn er immers gemeenteraadsverkiezingen. Ook namen we na bijna 18 jaar burgemeesterschap afscheid van burgemeester Bert Bouwmeester. Vanwege zijn bijzondere verdiensten voor de samenleving werd hij benoemd tot Ridder in de Orde van Oranja-Nassau. Door het vertrek van Bert Bouwmeester verwelkomden we Renze Bergsma als nieuwe burgemeester. Hij vond het een voorrecht om benoemd te worden tot burgemeester van deze ‘vijf sterren plus-gemeente met veel kwaliteiten’, zoals hij het noemde. 

Verbindend besturen
Een belangrijk moment in 2021 was de vaststelling van de visie ‘Verbindend Besturen en Samenwerken’ door de raad in september 2021. In 2014 startte Coevorden met verbindend besturen. Hier werd werkende weg invulling aan gegeven. De eerste bestuursperiode met verbindend besturen sloten we af met tien aanbevelingen van twee antropologen na een onderzoek dat staat beschreven in Buiten-spel. In de tweede (huidige) bestuursperiode ontwikkelde verbindend besturen zich verder met eigen praktijkervaringen en ervaringen in andere gemeenten in Nederland. Na zeven jaar en bijna aan het einde van de tweede bestuursperiode sloten we, met de vaststelling van de visie, een fase van verkennen en ontwikkelen af. De visie geeft woorden aan onze manier van werken. Ook bevat het een afwegingskader wat een hulpmiddel is voor zowel de gemeente als voor de samenleving. Hiermee kan vooraf duidelijkheid kan worden gecreëerd en de juiste verwachtingen kunnen ontstaan. 

Koeverns Kompas
Ook zag het Koeverns Kompas het levenslicht in 2021. De dynamiek en uitdagingen in en rondom de gemeente zijn groot. Het Kompas heeft als doel om nu en in de toekomst gefundeerde keuzes te maken die verleden, heden en toekomst met elkaar verbinden. Om ambities op lange termijn te koppelen aan gerichte acties op de korte termijn. Zodat alle inwoners in een gezonde leefomgeving kunnen wonen, werken en recreëren. Daarbij zijn durven, eigenheid, grensverleggend, verbindend en trots de waarden van de gemeente Coevorden én van het kompas. Het college van Burgemeester en Wethouders bezocht op 9 november Gedeputeerde Staten om hen te vertellen over het Koeverns Kompas. 

Dienstverlening
In de programmabegroting 2021 gaven we aan dat we onze dienstverlening gaan verbeteren en toegroeien naar dienstverlening die nabij, toegankelijk en gemakkelijk benaderbaar is voor iedereen. In 2021 hebben we daar behoorlijke stappen in gezet via het project online dienstverlening. Zo zijn er veel meer e-formulieren beschikbaar gekomen voor onze producten en diensten. Ook stelde de raad in 2018 voor een periode van vijf jaar jaarlijks een bedrag van € 200.000  beschikbaar ter verbetering van de dienstverlening, specifiek op het gebied van Klantcontactcentrum, Burgerzaken en Belastingen. Dit bedrag is in 2021 voor de derde keer beschikbaar gesteld. In 2021 is dit bedrag besteed aan:
- verdere digitalisering belastingen (GBO)
- verdere uitrol digitalisering Burgerzaken
- investering in (kwaliteit) personeel KCC
- bijdrage in organisatie breed project “online dienstverlening”

Toekomstbestendige organisatie
Tenslotte stemde de gemeenteraad in november 2021 in met de ambitie ‘Toekomstbestendige organisatie’. De samenleving verandert en stelt andere vragen. Daarmee worden de opgaves van onze gemeente groter en complexer. Het is belangrijk om met de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en met de organisatie een gezamenlijke focus te bepalen. Wat zijn onze prioriteiten, handelen we daarnaar en hoe doen we dat? Daarbij gaat het om het hele speelveld van capaciteit, informatie(veiligheid), digitalisering en processen. Op die manier zijn we er klaar voor om samen met onze inwoners al die geweldige uitdagingen met plezier en energie op te pakken. De aanpak van deze ambitie wordt in de komende periode verder bepaald. Ook hebben we in 2021 gewerkt aan de herijking van de visie van ons werkconcept. Deze herijkte visie wordt in 2022 vastgesteld en geïmplementeerd. Op die manier zorgen we ervoor dat we een aantrekkelijke werkgever blijven, nu en in de toekomst! 

Voor ons bestuur en de organisatie zijn de volgende documenten van belang: 

• Het boek: Buiten-spel
• Subsidieregeling Stimuleringsfonds dorpen en wijken, opgenomen in paragraaf 4.2 van het uitvoeringsbesluit algemene subsidieverordening. 
• Raadsakkoord Samen Levend
• Regionale beleidsagenda Zuidoost-Drenthe
• Kadernota integriteit Coevorden 2016
• Beleidsindicatoren Bestuur en Organisatie
• Strategische agenda 2019-2022
  
  

De doelstellingen en activiteiten zijn opgenomen zoals deze zijn geformuleerd in de begroting 2021. De status van de verschillende activiteiten wordt weergegeven met behulp van de kleuren van een verkeerslicht: groen, oranje, rood. Waar nodig zijn deze indicatoren voorzien van een tekstuele toelichting.

Veiligheidsbevorderende maatregelen, incidenteel nadeel € 165.000
Dit incidentele nadeel wordt veroorzaakt door een overschrijding op het begrote bedrag voor de Regionale Uitvoeringsdienst Drenthe. Dit bedrag is gebaseerd op de deelnemersbijdrage voor de RUDD welke tot stand komt aan de hand van een jaarprogramma dat elk jaar wordt vastgesteld met daarin de verwachtte taken die we bij de RUDD uitzetten. De overschrijding van de begroting komt voort uit extra taken, die niet opgenomen zijn in het jaarprogramma, die de RUDD voor ons heeft uitgevoerd rondom langlopende handhavingsdossiers. We hebben dit jaar onvoldoende inzichtelijk gehad hoeveel uren deze extra taken gekost hebben. Er zijn intern maatregelen getroffen om voortaan eerder inzicht te hebben op mogelijke overschrijdingen. Zo is dit jaar een inschatting gemaakt van het extra werk dat we naar verwachting bij de RUDD zullen uitzetten en zijn deze uren in het jaarplan opgenomen. Met de RUDD is afgesproken dat wanneer 80% van deze geraamde uren ingezet zijn we in gesprek gaan over eventueel extra kosten. Dit geeft keuzemogelijkheden en sturingsmogelijkheden.

Bedrijfsvoering, incidenteel nadeel € 164.000
Het nadeel op dit product bestaat met name uit de volgende componenten:
- Het product automatisering heeft een gesaldeerd nadeel van circa € 150.000. Door de coronacrisis is het aanbieden van thuiswerkfaciliteiten, zoals beeldschermen, laptops en mobiele telefoons versneld. Hierdoor zijn de kosten voor automatisering aanzienlijk gestegen. Dekking van dit nadeel vindt plaats vanuit de beschikbaar gestelde coronamiddelen vanuit het Rijk. In programma 6 wordt hierop een toelichting gegeven.
- Het product tractie heeft een overschrijding van € 134.000. Dit wordt onder andere veroorzaakt door het gebruik van de nieuwe HVO brandstof waarmee wij 90% CO2-uitstoot reduceren bij het gebruik van onze tractiemiddelen en machines (€ 46.000).  Ook hebben wij in 2021 hogere kosten voor onderhoud aan machines. Dit wordt veroorzaakt door hogere prijzen voor materialen en vakmensen (€ 108.000). De resterende voor- en nadelen zijn onder andere minder aanschaf van duurzame goederen en minder verkoopopbrengsten van tractiemiddelen. 
-  De overige kleine verschillen hebben een voordeel van € 20.000. 

Stimuleringsfonds, incidenteel voordeel € 53.000
De omvang van het Stimuleringsfonds dorpen en wijken bedroeg in 2021 € 610.000 (€ 710.000 minus € 100.000 als gevolg van de heroverweging begroting 2021). Met ingang van 2021 is de provinciale bijdrage van  € 50.000 komen te vervallen. Het Stimuleringsfonds is bedoeld voor activiteiten die bijdragen aan de leefbaarheid van en sociale samenhang in een dorpen en wijken, waarbij de inzet van middelen ten goede moet komen aan de kwaliteit van woon- en leefomgeving, de sociale kwaliteit dan wel de veiligheid van dorpen en wijken. De bestedingen in 2021 zijn  € 557.000. De middelen zijn als volgt ingezet. Nagenoeg alle dorpen en wijken hebben een budget aangevraagd. Rekening houdende met een 100% aanvraag aan wijkbudgetten zou het werkelijk bedrag ongeveer € 25.000 hoger liggen.