Bijlage 1 – Samen Slimmer Werken met en voor Coevorden

Als doorontwikkeling van het programma Toekomstbestendige Organisatie (TBO) is in 2023 gestart met Samen Slimmer Werken, met en voor Coevorden. Ook dit programma heeft als doel om te bouwen aan een organisatie die toekomstbestendig is. Zowel voor de samenleving als voor de medewerkers. Eén van de speerpunten van Samen Slimmer Werken is de samenwerking met inwoners en organisaties. We zijn er van overtuigd dat we samen met de ervaring, kennis en vitaliteit in de samenleving, de leefbaarheid en vitaliteit van onze gemeente kunnen vergroten. Als we in verbinding zijn met inwoners, signaleren we samen waar uitdagingen liggen en waar kansen ontstaan. Zo slaan we een brug tussen de leefwereld van onze inwoners en de systeemwereld van de overheid. Voor medewerkers is het enorm motiverend en leuk om te zien waar ze daadwerkelijk een bijdrage aan (kunnen) leveren. Dit merken we nu al aan een groeiende groep van bevlogen medewerkers die hier graag samen mee aan de slag wil.

‘Met en voor Coevorden’ gaat vooral over het contact, de samenwerking en het partnerschap met onze inwoners. Hierbij zijn er drie hoofdthema’s:
•    Inwonersparticipatie: het betrekken van inwoners bij beleid of projecten die vanuit de gemeente komen; 
•    Overheidsparticipatie: het als overheid aansluiten, faciliteren of juist loslaten van collectieve initiatieven die in de samenleving ontstaan; 
•    Dienstverlening: het als overheid leveren van diensten aan individuele inwoners.

Hierin zitten verschillen in de rolverdeling tussen inwoner en overheid, maar ook tussen bijvoorbeeld raad, college en ambtelijke organisatie. Bewustzijn van en sensitiviteit in rollen en taken is belangrijk. 

De samenwerking met de samenleving is geen programma of project, maar een continue beweging: het gaat altijd door. Het is geen oplossing voor alle problemen die op ons afkomen, maar een basishouding in ons werk: iets dat verankerd zit in ons DNA en in het DNA van iedereen die voor of namens de gemeente Coevorden werkt.

Wat is die basishouding die we willen hebben? Wat willen we als team Coevorden uitstralen? Hoe kunnen inwoners erop vertrouwen dat het niet uitmaakt of ze met ambtenaar x of bestuurder y in gesprek zijn om hetzelfde DNA te proeven? Daarvoor lichten we enkele leidende principes toe, of anders gezegd: zo werken we in Coevorden.

We zijn in contact
We zijn een benaderbare overheid. De manier van contact stemmen we zoveel mogelijk af op de behoefte van de ontvanger. Soms kan dat een mail zijn, maar een kop koffie bij mensen thuis past ook bij ons. Ook als het complex is of we in het algemeen belang ‘nee’ moeten zeggen tegen een initiatief, gaan we wél in gesprek.

We werken vanuit vertrouwen
Onze samenleving kent veel positiviteit en heeft goede intenties. Hier vertrouwen we op. Dit betekent dat we bij concrete vragen of initiatieven uit de samenleving niet eerst achter gesloten deuren alle mogelijke risico’s gaan afpellen of een mening vormen, maar open het gesprek aan gaan. Zonder onverantwoord te zijn tonen we lef. We hebben het vertrouwen dat (we) onze inwoners kunnen helpen met creatieve oplossingen voor problemen. 

Andersom werken we ook aan het (herstel van) vertrouwen in de overheid. Als meest nabije overheid willen we voor onze inwoners een betrouwbare en herkenbare partij zijn, die duidelijke afspraken maakt en deze ook nakomt.
En uiteraard hebben we ook vertrouwen in elkaar binnen team Coevorden. Onze medewerkers zijn geen machines die vinkjes zetten, maar mensen die het goede willen doen voor de samenleving.

We zijn geloofwaardig
Zonder individuele belangen te schaden zijn we zo transparant als mogelijk is. We geven altijd aan wanneer participatie niet of maar in beperkte mate mogelijk is, bijvoorbeeld wanneer de veiligheid in het geding is. Maar ook dan zoeken we naar de ruimte die er voor de samenleving is om wél invloed te hebben. Geloofwaardigheid is iets waar we aan blijven bouwen. Eerlijkheid, transparantie en duidelijkheid zijn kernwaarden die daarbij passen. 

We gaan voor gezamenlijk vakmanschap
Wij zijn ons bewust van beschikbare expertise, in de samenleving en in de organisatie.  Samenwerken met de gemeenschap vraagt om expertise en eigenaarschap op het brede gebied van participatie. Wie voor Coevorden werkt heeft niet alleen een politiek bestuurlijke, maar ook een inwonerantenne.

We staan voor het algemeen belang
Als gemeente zijn we er voor alle inwoners, nu en in de toekomst. Daarom houden wij in onze besluiten altijd oog voor het algemeen belang: dat wat voor het welzijn van de samenleving in het algemeen nuttig, gewenst of nodig is. We hebben daarbij ook oog voor diegenen die zich niet (kunnen) laten horen. Dit betekent ook dat niet altijd alles kan, we verantwoorden ons of we iedereen dezelfde mogelijkheden geven.

 
Los van elkaar zien we verschillende dingen. Samen zien we ‘de hele olifant’.

De leidende principes helpen ons als gemeente in de samenwerking met en voor Coevorden. Concreet betekent het dat we de komende periode met de volgende punten aan de slag gaan: 
•    Participatie is een vak. Dit vraagt om voldoende kennis van werkwijzen en instrumenten en korte lijnen intern. Daarom gaan we participatie steviger beleggen in de organisatie en geven we nader invulling aan bijvoorbeeld gebiedsgericht werken en wijkteams.
•    Voor individuele inwoners zijn wij een partij waar men soms erg afhankelijk van is. Je kunt alleen bij ons terecht voor bijvoorbeeld het regelen van een vergunning, een Wmo-voorziening of een nieuw paspoort. Hierin willen we zo goed mogelijk (blijven) aansluiten bij wat werkt voor onze inwoners. We voeren een klanttevredenheidsonderzoek uit en ontwikkelen een nieuwe visie op dienstverlening met uitvoeringsagenda;
•    Mensen willen graag weten waar ze aan toe zijn en wanneer ze verder kunnen met hun plannen. Daarom ontwikkelen we een digitaal portaal waarin mensen de stand van zaken van hun individuele vraag of verzoek kunnen volgen. Uiteraard blijft niet-digitaal contact altijd mogelijk vanuit ons leidende principe ‘we zijn in contact’;
•    Om medewerkers te stimuleren en te faciliteren in het contact met de samenleving zorgen we voor de randvoorwaarden voor medewerkers om zich dit eigen te maken: voldoende tijd, inspiratie en interne afstemming;
•    We weten dat we het wiel niet zelf hoeven uit te vinden. Graag leren we van goede ideeën en beproefde methodes en verbeteren we ons eigen werk. We maken ruimte voor bijvoorbeeld inspiratiesessies en excursies. Natuurlijk met onze samenleving en organisatie, college afgerond én raad; 
•    We gaan duidelijker aangeven hoe participatie werkt en op welke manieren meedoen mogelijk is. Om dit goed te borgen vervangen we de inspraakverordening door een participatieverordening in lijn met de Wet versterking participatie op decentraal niveau.