Bedrijfsvoering

In deze paragraaf informeren wij u over de stand van zaken en de beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering.

Een van onze belangrijkste ontwikkelingen in 2025 is de verdere professionalisering van onze informatiesystemen. Het nieuwe regie- en archiefsysteem voor het sociaal domein is opgeleverd en in gebruik genomen. Daarnaast is de aanbesteding voor het nieuwe zaaksysteem succesvol afgerond en is de implementatie gestart. Door de Europese aanbesteding en de omvang was ingebruikname in 2025 niet realistisch; die staat gepland voor 2026. Alle geplande stappen voor 2025 zijn uitgevoerd.

In het fysieke domein hebben wij de aanbestedingen voor nieuwe systemen (VTH en plansoftware) voorbereid. Hiermee zorgen wij ervoor dat er in 2026 sneller en slimmer gewerkt kan worden met betere digitale ondersteuning.

De nieuwe digitale werkomgeving is in 2025 voor meerdere groepen uitgerold. De overige teams stappen in het eerste en tweede kwartaal van 2026 over. De adoptie verloopt volgens planning.

Onze informatiearchitect is in 2025 gestart. De ontwikkelagenda (roadmap) is in uitvoering. Dit levert een beter overzicht van het applicatielandschap en de onderlinge koppelingen op, en betere sturing op architectuurprincipes.

De samenwerking binnen het BOCE-verband is in 2025 verder versterkt. Dankzij de vernieuwde dienstverleningsovereenkomst is er structureel overleg op operationeel, tactisch en strategisch niveau. Wij trekken eerder gezamenlijk op bij nieuwe initiatieven.

Informatiebeveiliging is één van de belangrijke onderwerpen van deze tijd. Door de voortdurende digitalisering kan de gemeente steeds efficiënter werken. Tegelijk maakt dit ons kwetsbaarder voor aanvallen van buitenaf. Wij beheren veel gegevens, en dat maakt ons aantrekkelijk voor mensen met kwade bedoelingen. Daarom is het belangrijk dat wij onze informatie goed beschermen.

BIO
De gemeente moet voldoen aan de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO2). Deze norm stelt hogere eisen aan risicomanagement en aan de bestuurlijke verantwoordelijkheid. Daarnaast is er een Europese wet: de NIS2-richtlijn. In Nederland wordt deze omgezet in de Cyberbeveiligingswet, die naar verwachting in 2026 ingaat. Gemeenten moeten kunnen aantonen dat zij aan deze wet voldoen. Er komt toezicht en er kunnen sancties worden opgelegd.

Om goed voorbereid te zijn, hebben wij in 2025 gewerkt aan de uitvoering van maatregelen uit de BIO2. Ook nemen wij deel aan het BOCE-programma Informatieveiligheid (2025–2029). Dit programma helpt om informatiebeveiliging en privacy structureel te verbeteren.

In 2025 hebben wij veel aandacht besteed aan bewustwording bij medewerkers. Dit deden wij onder andere met wekelijkse vragen, phishingtesten, presentaties en berichten op Hofnet.

ENSIA-verantwoording
In 2025 hebben wij verantwoording afgelegd over informatieveiligheid via de landelijke ENSIA-systematiek. ENSIA staat voor Eenduidige Normatiek Single Information Audit. Met ENSIA leggen wij verantwoording af:

• aan u als gemeenteraad (horizontale verantwoording), door middel van een rapportage
• aan toezichthouders (verticale verantwoording)

Wij leggen verantwoording af over de uitvoering van de BIO,  over Suwinet, DigiD-aansluitingen, de Basisregistratie Personen (BRP), de Paspoort Uitvoeringsregeling Nederland (PUN), de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT), de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) en de Basisregistratie Ondergrond (BRO).

BOCE-cybercrisis oefening
Omdat de BOCE-gemeenten digitaal sterk met elkaar verbonden zijn, is in oktober 2025 een gezamenlijke cyberoefening gehouden. Op basis van deze oefening, en eerdere oefeningen, is een gezamenlijke werkwijze vastgesteld voor het omgaan met (dreigende) cybercrisissen.

Datagedreven werken is en blijft een actueel onderwerp met veel potentieel om beleid en uitvoering doelgerichter te maken. Zowel in het Programma Samen Slimmer Werken (SSW) als ook in de lijnactiviteiten kent het een nadrukkelijke plek. 

Het cluster Datamanagement & BI heeft in 2025 gewerkt aan het verhogen van de professionaliteit van de dienstverlening. Hiervoor zijn processen gestandaardiseerd en geland in ons gemeentelijk processenlandschap. Tevens is er verder gewerkt aan een solide beleidsmatige basis.  Een gedegen technische basis is noodzakelijk om toekomstbestendig te zijn en te blijven, daarom is er in 2025 gewerkt aan de realisatie van een advies voor een toekomstbestendig datawarehouse. De uitvoering zal in het komende jaar plaatsvinden.

In 2025 is vanuit het gegevensmanagement nadrukkelijk aandacht besteed aan de kwaliteit van de basisregistraties. 

Tevens is het plan gevormd om gegevensmanagement vorm te geven in het cluster Datamanagement & BI.  Hiermee borgen we centrale regie en coördinatie op data. 

Feiten en cijfers 2025
Incidenten opgenomen in het lokale register: 14
Incidenten definitief gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens: 1
Verzoek tot inzage (bekend bij het privacy team): 4

Beleidsstukken en procedures
Eind 2025 is het Strategisch Informatiebeveiliging en Privacy beleid opgeleverd.  Dit stuk is in het BOCE-programma Informatieveiligheid opgesteld. Daarnaast zijn het tactisch privacy beleid en de bijbehorende procedures vernieuwd of nieuw opgesteld. Deze zullen in 2026 vastgesteld worden.

Sir Askalot
Binnen onze organisatie werken wij met heel veel persoonsgegevens van inwoners. Daarom is het van belang om medewerkers te trainen op het gebied van informatiebeveiliging en privacy. In 2025 is hier extra aandacht aan besteed door wekelijks een mail naar medewerkers te sturen met een vraag over deze onderwerpen van Sir Askalot. Per kwartaal kreeg het team met de hoogste deelname score de kwartaalbeker uitgereikt door de gemeentesecretaris. Hierdoor is de deelname significant verhoogd. In 2026 zal er een nieuwe actie komen om deelname aan het programma te blijven stimuleren.

Wet politiegegevens (Wpg)
Iedere vier jaar wordt middels een externe Wpg audit getoetst hoe de organisatie omgaat met politiegegevens. Eind 2025 is de externe audit over 2021-2024 afgerond. In 2025 zijn er veel verbetering doorgevoerd om te voldoen aan de Wpg, deze zijn helaas niet meegerekend in de externe audit, er wordt echter wel een notitie over bijgevoegd aan het rapport. Het audit rapport zal voor de deadline van maart 2026 opgestuurd worden naar de Autoriteit Persoonsgegevens.

Op grond van de verordening doelmatigheid en doeltreffendheid hebben we een onderzoek uitgevoerd naar het Stimuleringsfonds leefbaarheid.  Het rapport is in januari 2026 ter kennisname aangeboden aan uw raad.

Het onderzoek en de enquête onder de deelnemers wijzen uit dat het Stimuleringsfonds leefbaarheid in belangrijke mate bijdraagt aan de leefbaarheid in onze dorpen en wijken. Vele inwoners worden als vrijwilliger of gebruiker van de initiatieven betrokken wat de saamhorigheid en betrokkenheid bij de woon- en leefomgeving vergroot. Daarnaast wordt er vele jaren gebruik gemaakt van de resultaten van de projecten welke met een bijdrage uit de projectensubsidie zijn gerealiseerd.

We gaan in gesprek met de dorps- en wijkverenigingen om te komen tot een verdere doorontwikkeling van het stimuleringsfonds. Met name de doorlooptijd van de dorps- en wijkbudgetten kan worden verkort en financiële reserveringen bij verenigingen kunnen worden beperkt tot concrete activiteiten die ook daadwerkelijk gepland zijn. Hierdoor wordt de doelmatigheid van de subsidieregeling verbeterd.

In deze rubriek wordt verslag gedaan van de juridische procedures: het aantal ontvangen bezwaarschriften wordt toegelicht, gevolgd door het aantal geregistreerde klachten en klachten bij de Nationale ombudsman. Het aantal Woo-verzoeken wordt in de Openbaarheidsparagraaf (hierboven) toegelicht.

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Coevorden is zich bewust van inherente risico’s van fraude die, zowel intern als extern, worden gelopen bij het uitvoeren van de gemeentelijke taken. Het college heeft in 2024 een frauderisicoanalyse opgesteld om de risicogebieden te identificeren en bewustwording te creëren.  In de raadsvergadering van 17 december 2024 is de Beleidsnota Voorkomen Misbruik en Oneigenlijk gebruik (M&O) vastgesteld. 

Vanuit de bedrijfsvoering is er verhoogde aandacht voor de inrichting van onze administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB) ten aanzien van de geïdentificeerde risicogebieden en tevens worden de relevante geldstromen/processen betrokken in de interne controles die gedurende het jaar worden uitgevoerd. Hiervoor is een VIC-plan 2025 opgesteld dat door het college is goedgekeurd.

Stakeholders van de gemeente moeten er op kunnen vertrouwen dat wij op een betrouwbare, eerlijke en zorgvuldige manier zaken doen. De gemeente beschikt over een uitgebreid scala aan zogenaamde soft controls. Iedere medewerker van de gemeente Coevorden legt bij indiensttreding een ambtseed of ambtsbelofte af en overlegt een verklaring omtrent gedrag. Daarnaast beschikt gemeente Coevorden over een vastgestelde regeling en gedragscodes, onder andere op het gebied van nevenwerkzaamheden en financiële belangen, welke openbaar beschikbaar zijn. De gemeente Coevorden beschikt daarnaast over een regeling melden integriteitsschending en de organisatie heeft externe en interne  vertrouwenspersonen beschikbaar waar eventuele misstanden vertrouwelijk kunnen worden gemeld.

Onze (financiële) processen en systemen kenmerken zich door de aanwezigheid van functiescheidingen, zogenaamd hard controls. Hiermee voorkomen we dat slechts één persoon ongecontroleerd transacties of verplichtingen kan aangaan, autoriseren, verwerken en afwikkelen en/of zelfstandig toegang heeft tot activa.

Ondanks alle beheersingsmaatregelen resteert het risico dat management of directie maatregelen doorbreekt en het risico van samenspanning tussen medewerkers. Transparante besluitvorming, de governance structuur, een open cultuur waarbij we elkaar durven aan te spreken, de aanwezigheid van een vertrouwenspersoon om niet-integer handelen (anoniem) te melden, periodieke interne en externe audits op de naleving van beheersingsmaatregelen dragen er toe bij dat onregelmatigheden worden gesignaleerd.

De afgelopen jaren zijn er regelmatig berichten in de media over cyberaanvallen, gevallen van ransomware en datalekken. Informatiebeveiliging vanuit de perspectieven continuïteit, fraude en privacy heeft een hoge prioriteit.

Tijdens de dagelijkse bedrijfsvoering vinden controles plaats om vast te stellen of gewerkt wordt volgens de daarover gemaakte afspraken, waaronder de diverse protocollen voor informatiebeveiliging. Daarnaast beoordelen de CISO en privacy officer de kwaliteit en naleving van de getroffen beheersingsmaatregelen. Periodiek wordt de beheersing van informatiebeveiliging getoetst, zowel intern, maar ook extern vanuit de sector. Eventuele verbeterpunten vormen de input voor verdere aanscherping en/of naleving van het informatiebeveiligingsproces.

Concluderend,  het college is van mening dat, met alle analyses en getroffen beheersingsmaatregelen, de risico’s met betrekking tot een beheerste en integere bedrijfsvoering inzichtelijk zijn en op een adequate wijze aandacht krijgen. In 2025 zijn er geen fraudes door interne medewerkers geconstateerd. 

In de jaarrekening 2025 is voor het derde jaar een rechtmatigheidsverantwoording opgenomen door het college. De rechtmatigheidsverantwoording ziet toe op 3 rechtmatigheidscriteria, namelijk
1. het begrotingscriterium,
2. het voorwaardencriterium en
3. het misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium.

Op basis van de uitgevoerde werkzaamheden voor de genoemde rechtmatigheidscriteria is het college van mening dat de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties voor € 11,47 miljoen in beginsel onrechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens van € 3,26 miljoen.

In deze paragraaf is op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV september 2025 en op basis van de afspraken van de raad aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid. In deze paragraaf beschrijft het College welke actie hij onderneemt om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen. Hieronder per rechtmatigheidscriterium uitgeschreven welke constateringen er gedaan zijn met betrekking tot de rechtmatigheid vanuit de interne controle.

Ad 1) Begrotingscriterium
Binnen het begrotingscriterium zijn onrechtmatigheden geconstateerd die de rapportagegrens van € 100.000 overschrijden en derhalve in deze paragraaf worden toegelicht.

1. Overschrijding lasten (op programmaniveau):
Het totaal aan bruto onrechtmatigheid op de overschrijding lasten komt op een bedrag van € 10,4 miljoen. Deze begrotingsoverschrijdingen op programma 5 en overhead lasten zijn onrechtmatig, echter zijn door het college voor € 9,4 miljoen acceptabel aangemerkt, omdat er in de financiële verordening afwijkingsgronden zijn opgenomen en de gemeente Coevorden heeft zich aan deze afwijkingsgronden gehouden.

Er is sprake van een overschrijding welke niet meer middels de laatste begrotingswijziging van het jaar kon worden geautoriseerd door de raad. Dit was een verwachte pensioenvoorziening van circa € 2,1 miljoen, waarvan de hoogte in juni 2026 kon worden vastgesteld.

Daarnaast is sprake van overschrijdingen waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren. Dit betreft circa € 4,8 miljoen. Dit komt voornamelijk voort uit de overige kosten personeel en wordt verder toegelicht in programma 5.  

Stelpost 25% door het ontbreken van een verplichtingenadministratie en door het in gebruik nemen van het factuurportaal ontbrak het zicht op de nog te ontvangen facturen. Een percentage van 25% is hiermee een realistische inschatting.  Wij stellen dit op 2,5 miljoen.

De overschrijding investeringskredieten bedraagt € 321.000. Dit betreft de aanschaf van tractiemiddelen (Mecalac en een Maai/veegcombinatie) die hoger uitvielen dan begroot. Daarnaast dient het project Glasvezel Zuidenveld administratief nog  afgesloten te worden en formalisatie van de overeenkomsten nog moet plaatsvinden. 

Voor een nadere toelichting op de overschrijdingen verwijzen wij naar betreffende programma’s.


Ad 2) Voorwaardencriterium
Bij de besteding en inning van gelden dient de gemeente Coevorden zich aan bepaalde voorwaarden te houden. Deze voorwaarden liggen vast in wetten en regels van hogere overheden en de (eigen) regelgeving van de gemeente Coevorden. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. Het kan hier zowel om interne regelgeving (verordeningen etc.) als externe regelgeving gaan. Dit is opgenomen in het normenkader welke jaarlijks wordt geactualiseerd. Op 21 april 2026 heeft de gemeenteraad het normenkader 2025 vastgesteld.
Voor de controle rechtmatigheid zijn met name de gestelde voorwaarden, die betrekking hebben op recht (heeft de ontvanger wel recht op de vergoeding of subsidie?), hoogte (klopt het bedrag, is de berekening juist?) en duur (zijn de juiste termijnen in acht genomen?) van belang.

1.    EU-aanbesteding; Er is een onrechtmatigheid geconstateerd van €735.896. Deze onrechtmatigheid heeft betrekking op meerdere opdrachten voor leveringen en diensten waarbij niet of niet tijdig een aanbestedingsprocedure is gevolgd overeenkomstig de geldende aanbestedingsregels. Het betreft opdrachten aan:

1. Steinzeug-Keramo B.V. – Rioolbuizen (€ 269.817)
2. VGM Tribunes Nederland B.V. – Tribune sporthal Grootveld (€ 242.722)
3. Broekema B.V. – Onderhoud en reparaties (€ 109.000)
4. Hanken Electromotoren – Levering pompen gemalen (€ 76.000)
5. Sweco Nederland B.V. - Markt en haven (€ 37.357).

De totale omvang van deze onrechtmatigheid bedraagt € 735.896. Om herhaling te voorkomen worden de interne beheersmaatregelen op het gebied van aanbestedingen verder versterkt. Daarbij wordt extra aandacht besteed aan tijdige signalering van aanbestedingsplichtige opdrachten, contractbeheer en naleving van de aanbestedingsregelgeving.

Ad 3) Misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium 
De raad heeft op 17 december 2024 de beleidsnota Voorkomen Misbruik en Oneigenlijk gebruik voor de gemeente Coevorden vastgesteld.
Het M&O criterium is het criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgeld, - voorzieningen en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheers handelingen. Regelingen waarbij de informatie van andere partijen bepalend is voor het verlenen en vaststellen van de (hoogte van) voorzieningen, heffingen, belastingen en vergunningen zijn gevoelig voor misbruik en oneigenlijk gebruik.

Uit de (verbijzonderde) interne controles van de belangrijkste financiële (beheers)handelingen over 2025 is er geen misbruik en oneigenlijk gebruik geconstateerd.  

zie programma 5 Fundament voor de toekomst. 

Omschrijving activiteit begroting

Opvolging rekenkameronderzoeken

In navolging van de gewijzigde regelgeving van de Wet versterking decentrale rekenkamers hoe om te gaan met de bevindingen van de rekenkamer nemen we in deze paragraaf een overzicht op van de nog niet volledig geïmplementeerde aanbevelingen van de rekenkamer.

De volledige rapporten van de rekenkamer zijn te vinden op de website van de rekenkamer Coevorden. Omdat dit de eerste keer is dat we een update geven dan nog lopende uitwerking van aanbevelingen geven we hier de status weer van de opvolging van aanbeveling rapporten vanaf 2020.

Er wordt een register van aanbevelingen bijgehouden. Zo zijn de nog lopende aanbevelingen onderwerp van de actuele teamplannen waardoor ze ook in de managementcyclus zijn geborgd. Aan het eind van het jaar zullen wij uw raad met een brief informeren over de dan nog lopende aanbevelingen.

Excel-tabel