Programma 5 | Fundering voor de toekomst

We willen een flexibele en wendbare organisatie waar mensen, systemen en processen doelmatig en elkaar versterkend zijn georganiseerd. Coevorden is een financieel gezonde gemeente, dat willen we inzetten en borgen voor onze inwoners, nu en in de toekomst!

In deze samenvatting geven we de hoofdlijnen van dit programma en de paragraaf bedrijfsvoering.

In het meerjarenprogramma Samen slimmer werken (SSW) hebben we in 2025 weer een aantal concrete stappen gezet richting een wendbare, samenwerkende en toekomstbestendige organisatie. Deze resultaten noemen we onder de doelstelling SSW. 

In 2025 zijn we gestart met de voorbereidingen op de verkiezingen en de bestuurswissel. Er zijn in de S&V-producten kaderbrief, begroting en bestuursrapportage verbeteringen doorgevoerd, zodat deze raad, college en management beter ondersteunen. We trekken daarbij op met de nieuwe auditcommissie.

De interne beheersing is volgens het accountantsverslag op orde (interim controle over 2025)Het accountantsverslag en de managementletter tonen aan dat de interne beheersing op orde is; dat vraagt in een dynamische omgeving blijvende inspanningen. Er zijn geen fraudemeldingen. Er is een onderzoek naar doelmatigheid/doeltreffendheid van het Stimuleringsfonds leefbaarheid gedaan; het rapport is in januari 2026 aan de raad aangeboden. De opvolging van de rekenkamerrapporten is inzichtelijk gemaakt (zie § bedrijfsvoering).

De voortdurende digitalisering maakt onze gemeente efficiënter, maar ook kwetsbaarder voor cyberaanvallen. We zijn met de implementatie van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid gestart. We hebben bewustwording bij medewerkers versterkt en hebben we in BOCE-verband een gezamenlijke cyberoefening gedaan. Qua gegevensbescherming hebben vier personen gebruik gemaakt van het inzagerecht en is er één datalek gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Eind 2025 is een externe audit Wet politiegegevens (Wpg) gedaan. 

Voor een nieuwe visie op dienstverlening hebben we in 2025 met hulp van inwoners, collega's en de raad input opgehaald. De vaststelling wordt in 2026 door de nieuwe raad gedaan. Met een nieuwe telefoniecentrale en teams-bellen zijn wij als organisatie meer flexibel en beter bereikbaar.  Het aantal ontvangen bezwaarschriften en klachten toont over de jaren heen een licht stijgend lijn, doordat inwoners mondiger worden. 

Het afgelopen jaar hebben we onze formatie en bezetting in kaart gebracht en geborgd. De bezetting is, mede door het gewenste ambitieniveau vanuit de Raad, hoger dan de beschikbaar gestelde formatie. Het totaal van het personeelsbudget is dan ook overschreden. De instroom van nieuwe medewerkers is lager dan in 2024. De uitstroom van medewerker is ook lager. Het ziekteverzuim is hoger dan 2024. De inhuur is gedurende het jaar stap voor stap teruggebracht en voldoet eind 2025 aan de doelstelling van 20% inhuur t.o.v. eigen personeel. Het financiële effect van de lagere inhuur wordt vooral in 2026 zichtbaar.  

Met procesgericht werken is een start gemaakt: alle basisprocessen van de gemeente zijn inmiddels in kaart gebracht.  Dit geeft overzicht en samenhang, verbetert de kwaliteit van onze dienstverlening en maakt het werk voor medewerkers duidelijker en effectiever.
We streven naar informatievoorziening die het werk van de toekomst optimaal ondersteunt, en stabiel en veilig is. Daartoe is het nieuwe regie- en archiefsysteem voor het sociaal domein in gebruik genomen. Daarnaast is het nieuwe zaaksysteem aanbesteed en is de implementatie gestart. We zijn gestart met de nieuwe digitale werkomgeving. Het VTH-systeem is aanbesteed. We werken op basis van de nieuwe applicatiearchitectuur. De sturing in BOCE-verband is verbeterd.

Het programma heeft een overbesteding van € 4,9 mln op een budget van € 41,8 mln (-12%). De grootste afwijkingen betroffen B&W, personeel en inhuur.  Hierbij wordt opgemerkt dat personeelskosten niet verrekend worden naar de producten. 

Excel-tabel

Omschrijving activiteit begroting

We bouwen aan een toekomstbestendige, stevige en stabiele organisatie die tegelijkertijd wendbaar genoeg is om aan te kunnen sluiten bij de veranderende opgaven in onze samenleving. In dit kader werken we aan een meerjarig traject om formatie en bezetting op orde te brengen, passend bij de opgaven van de toekomst en inhuur terug te dringen naar maximaal 20%. Over de context waarin we werken meldden we in de begroting 2025 (paragraaf bedrijfsvoering): Coevorden heeft al geruime tijd te maken met grote opgaven en ambities, hoge werkdruk, hoog verloop en een uitdagende arbeidsmarkt. In 2025 hebben we ons verder ontwikkeld als aantrekkelijke werkgever en stappen gezet ten aanzien van formatie, bezetting en inhuur. 

Coevorden als aantrekkelijke werkgever
De arbeidsmarkt blijft onveranderd krap. Het is belangrijk om aantrekkelijk werkgever te zijn en ook zo gezien te worden.  Daartoe streven we onder meer naar een stabiele en tegelijkertijd wendbare organisatie.  In 2025 hebben we de volgende resultaten geboekt: 

• We worden steeds beter zichtbaar op de arbeidsmarkt. De structurele inzet en kennis op recruitment heeft daar aan bijgedragen.
• We bieden nieuwe medewerkers en leidinggevenden een professioneel traject nog voor dat zij daadwerkelijk starten en daarna; onze pré- en onboarding. Hierdoor is het uitstroompercentage in 2025 gedaald en dat leidt tot meer stabiliteit.
• Sinds 2024 voeren we een medewerker tevredenheidsonderzoek uit met maandelijkse metingen.  Met de uitkomsten zijn teams aan de slag en als werkgever zetten we in op de rode draad van de antwoorden om te voorzien in behoeften. Hierdoor is er in 2025 hoge tevredenheid onder medewerkers bereikt en is het uitstroompercentage in 2025 gedaald. De resultaten hebben ook geleid tot de nominatie van Excellent Workplace. 
• De gesprekscyclus met medewerkers is verbeterd waarbij opgaven, werkplezier, waardering en ontwikkeling belangrijke onderwerpen zijn.
• Er is een nieuw functiewaarderingssysteem geïmplementeerd genaamd HR21. Het systeem wordt door de Cao aangeraden als hét functiewaarderingssysteem voor gemeenten en is ontwikkeld in opdracht van de Vereniging Nederlandse Gemeenten. Door deze ontwikkeling is het waarderen van onze functies meer in lijn met andere gemeenten.
• Er is actieve samenwerking binnen BOCE en Vereniging Drentse Gemeenten op verschillende personele thema's, zoals werving en selectie, arbeidsomstandigheden, vitaliteit, datagedreven werken en administratie om personele schaarste gezamenlijk in te vullen en/of thema's samen te ontwikkelen.

Onze aandachtspunten (als aantrekkelijk werkgever) zijn met name:  

• Verzuim: ondanks de extra inzet op begeleiding van ziekteverzuim is het ziekteverzuim gestegen van 6,2 %naar 7,5 %, landelijk is dit 6,7%. Dit heeft effect op de werkdruk en (soms) inhuurkosten. 
• Werkdruk:  We agenderen de werklast van beleidsvoornemens steeds beter aan de voorkant: bij de kaderbrief en begroting. Verder passen we het portfoliomanagement steeds beter toe. En we zijn kritisch op invliegers. Ten derde verminderen we de uitstroom met eerdergenoemde maatregelen.
• Lastige vacatures: voor bepaalde expertisegebieden blijft het lastig mensen in vaste dienst te krijgen.  Ondanks de extra inzet en regionale samenwerking op werving zijn bepaalde functies nu en in de toekomst schaars en moeilijk invulbaar. Hierdoor zal specifieke inhuur soms nodig blijven.

In 2025 hebben we de formatie, bezetting en inhuur per team en cluster inzichtelijk gemaakt. Hieronder schetsen we eerst het meerjarenbeeld en daarna de resultaten in 2025.

Formatie, bezetting en inhuur: het meerjarenbeeld 2022-2025
Zoals in onderstaande tabel zichtbaar is, stijgt de formatie door autonome ontwikkelingen, zoals nieuwe taken en wetgeving en groeiende complexiteit en groeiende verwachtingen over onze dienstverlening. Deze trend is in lijn met de benchmark Berenschot 2023.
De bezetting steeg harder dan de formatie, als gevolg van extra ambities. Het laatste jaar werken we zoals gezegd aan betere beheersing van de werklast en een analyse van de overbezetting.
Een stijgende bezetting en een vrij hoge uitstroom vroeg om een flinke instroom. In 2025 zien we dat zowel de in- als de uitstroom afneemt, als gevolg van ons beleid.

We zien een flinke stijging in de salariskosten, ontstaan door de volgende factoren:

• De bezetting in fte steeg. 
• Over de jaren heen werden flinke CAO-stijgingen afgesproken, als gevolg van de zeer hoge inflatiecijfers na de inval in de Oekraïne.  In 2025 was de CAO-stijging 3,85%: 2% loonstijging per 1 april 2025 en 1,85% loonstijging per 1 oktober 2025.
• In 2025 is het nieuwe functiewaarderingssysteem HR21 ingevoerd. Dit is gedaan, zodat alle functiewaarderingen binnen de gemeente Coevorden overeenkomen met de omliggende gemeenten en is passend in de steeds veranderde arbeidsmarkt. Ongeveer 10 tot 15% van de functies kregen een hogere waardering. Enkele functies werden lager gewaardeerd wat op termijn tot lagere kosten leidt. Per saldo echter betekent HR21 een structurele verhoging van de personeelskosten.  

Voor inhuur zien we mooie dalend trend. Eind 2025 hebben we de doelstelling van 20% inhuur bereikt. Maar de inhuurtarieven stegen als gevolg van krapte op de arbeidsmarkt. Per saldo leidde dat toch tot een stijging van de inhuurkosten. 

Formatie en bezetting in 2025
Ook in 2025 hadden we meer bezetting dan formatie. De formatie was 290 fte en de bezetting eind 2025 was 348 fte. 
Er waren 383 medewerkers in dienst te verdelen naar 341 vaste en 42 tijdelijke dienstverbanden. De uitstroom was 51 medewerkers. De instroom was 62 medewerkers. 

Het salarisbudget was € 28,9 mln en we hebben € 30,1 mln  besteed. Dit is een overschrijding van circa 4 %. De reden van de overschrijding is het feit dat de daadwerkelijke bezetting hoger is dan de beschikbare formatie.

Inhuur in 2025
In 2025 hebben we een reductie bereikt van 19 inhuurkrachten: begin 2025 waren er 72 inhuurkrachten werkzaam; eind 2025 waren dit er 53. 
In fte's gingen we terug van 95 fte inhuur eind 2024 naar 72 fte inhuur eind 2025. Dat is 20 % van de bezetting. Daarmee is de doelstelling van 20% inhuur eind 2025 bereikt.  

De inhuur is te splitsen naar de reden voor inhuur:  

• 35%  inhuren op de vacatures die lastig te zijn vervullen in verband met de krapte op arbeidsmarkt; 
• 5%     urgente inhuur als gevolg van ziekteverzuim;
• 25%  inhuur op programma en projecten;
• 35%  inhuur op extra opdrachten. 

Het inhuur budget voor 2025 was € 3,4 mln. Hierop is € 4,6 mln besteed. Dit is een overschrijding van 29%. De uitstroom van inhuur was vooral eind 2025 waardoor de kostendaling pas in 2026 zichtbaar wordt.  De tarieven van de inhuur gingen in 2025 omhoog door marktwerking en indexatie met ongeveer 5%. We zien dus dat de inhuurkosten stegen in 2025, terwijl de inhuur daalde.  

De inhuur is in 2025 verlaagd doordat: 

• we vanaf 1 juni 2025 werken met één inhuurdesk die voor de gemeente Coevorden de inhuur verzorgt. Dit leidt tot minder administratieve lasten en meer grip op inhuur;
• we kritisch gekeken hebben of inhuur echt noodzakelijk was;
• we een aantal inhuurmedewerkers in dienst konden nemen. 

Tabel met vierjarig beeld van:

Excel-tabel

Voor het programma Fundering voor de toekomst zijn de volgende documenten van belang:

• Coalitieakkoord "Gewoon doen!"
• Regionale beleidsagenda Zuidoost-Drenthe
• Kadernota integriteit Coevorden 2016
• Personeelshandboek gemeente Coevorden 2025

Gemeenteraad en commissies, incidenteel nadeel € 104.000
De formatie voor een plaatsvervangend Griffier conform het raadsbesluit van 17 december 2024 was niet opgenomen in  de Programmabegroting  2025. Voor 2025 zorgt dit derhalve voor een incidenteel nadeel van  circa € 100.000. In de Programmabegroting 2026 hebben wij deze formatie opgenomen.

Burgemeester en wethouders, incidenteel nadeel € 2.223.000
Vanaf 1 januari 2028 worden de pensioenen van politieke ambtsdragers ondergebracht bij het ABP in het kader van de Wet toekomst pensioenen. Onze voorziening voor pensioenen oud-wethouders dient conform BBV bij de jaarrekening 2025 op het niveau te worden gebracht van de aanstaande waardeoverdracht. Hierdoor hebben wij een extra storting van circa € 2,1 miljoen moeten doen in onze voorziening. Het overige verschil wordt veroorzaakt door hogere salariskosten dan begroot, circa € 90.000. Het restant wordt veroorzaakt door meerdere kleine verschillen.

Bedrijfsvoering, incidenteel nadeel € 3.351.000

Automatisering, nadeel € 547.000
In de Berap 2025 hebben we een verwachte overschrijding van de dienstverlening van de gemeente Emmen gemeld. Over het werkelijke bedrag van de overschrijding waren we ten tijde van de Berap in gesprek. De door Emmen doorbelaste kosten over 2025 voor licenties, devices en ondersteuning vallen uiteindelijk hoger uit door hogere bezetting (inhuur en formatie) binnen onze organisatie en door hogere kosten, welke aan Coevorden worden doorberekend. De hogere doorbelasting van Emmen is structureel,  in de kaderbrief 2027 gaan wij deze structureel hoger kosten nader duiden. 

ICT - samenwerking, voordeel € 192.000
Het voordeel bestaat uit de aanbesteding voor een nieuw zaaksysteem die in 2025 is afgerond en de voorbereidingen die zijn getroffen voor de implementatie van processen en producten in het nieuwe zaaksystem. Het in 2025 beschikbaar gestelde bedrag van € 164.000 is bestemd voor deze implementatie, welke in 2026 wordt uitgevoerd. Voor niet benutte budgetten zijn afspraken gemaakt voor 2026 (zie paragraaf "overlopende budgetten"). Daarnaast is er nog een overig voordeel van € 28.000

Teamkostenplaatsen, Overige personele kosten en Vrijval voorziening functiewaarderingssysteem voordeel € 2.448.000
Voor een volledig beeld van de salarissen en inhuur moeten de teamkostenplaatsen, de overige personele kosten en de vrijval functiewaarderingssysteem worden opgeteld.

Teamkostenplaatsen, nadeel € 4.767.000
Binnen dit deelproduct worden de salarissen en inhuur verantwoord voor alle programma's. De bezetting is, mede door het gewenste ambitieniveau vanuit de Raad, hoger dan de beschikbaar gestelde formatie. Het totaal van het personeelsbudget is dan ook overschreden. Het ziekteverzuim is hoger dan 2024. De inhuur is gedurende het jaar stap voor stap teruggebracht en voldoet eind 2025 aan de doelstelling van 20% inhuur tov eigen personeel. De financiële effecten van de lagere inhuur hebben, doordat deze gedurende het jaar plaatsvonden, een beperkt effect op boekjaar 2025. De overschrijding van de personeelskosten wordt deels gecompenseerd door het beschikbare budget uit het deelproduct "Overige personele kosten".

Overige personele kosten, voordeel € 2.021.000.
Het deelproduct overige personeelskosten heeft een voordeel van circa € 2 mln. Dit voordeel wordt met name veroorzaakt door de middelen die door de gemeenteraad beschikbaar zijn gesteld bij de bestuursrapportage ter dekking van het tekort op personeel. Dit is een bedrag van € 1,5 mln.  Tevens is op dit deelproduct een bedrag van € 484.000 beschikbaar ter dekking van stijging van de salariskosten.

Vrijval voorziening functiewaarderingssysteem, voordeel € 298.000.
De voorziening voor de implementatie van ons nieuwe functiewaarderingssysteem hebben wij vrij laten vallen in 2025. Dit betreft een voordeel van € 298.000. De kosten voor onder andere ARBO en overige personeelskosten zijn wel hoger dan begroot.

Implementatie regiesysteem Sociaal domein, nadeel € 300.000
In de berap hebben wij gemeld de implementatiekosten regiesysteem Sociaal domein ten bedrage van €140.000 naar investeringen over te halen. Uit nadere beoordeling van de regels voortkomend uit de BBV blijkt echter dat de kosten voor het regiesysteem niet als investering mag worden zien. Deze kosten drukken derhalve op het resultaat van 2025. Daarnaast zijn de kosten € 160.000 hoger uitgevallen, en bestaan uit voornamelijk extra inhuur leverancier en daaraan verbonden adviseurs.

Burgerzaken, incidenteel voordeel € 55.000
Het verschil op het product Burgerzaken wordt veroorzaakt door een combinatie van hogere opbrengsten en lagere kosten binnen verschillende productgroepen, Reisdocumenten, Rijbewijzen, BRP-legestarieven, Lijkschouwing en lijkbezorging en Verkiezingen.