Doel:
Onder de noemer ‘Samen Slimmer Werken met en voor Coevorden’ blijven we investeren in een sterke, professionele en wendbare organisatie. De afgelopen jaren is veel veranderd binnen de ambtelijke organisatie. Met de structuurverandering in 2024 en 2025 is een belangrijke basis gelegd. Inmiddels is de organisatie stabieler en meer op koers. We zien dat nieuwe medewerkers zich aan Coevorden weten te verbinden en dat medewerkers graag onderdeel blijven van #teamcoevorden. Ook is het gelukt om de omvang van de inhuur terug te brengen en meer zicht te krijgen op de verhouding tussen formatie en bezetting.
Een organisatie die klaar is voor de toekomst vraagt echter om blijvende aandacht en ontwikkeling. Het bouwen aan de organisatie houdt nooit op. De wereld om ons heen verandert snel en vraagstukken worden steeds complexer. Tegelijkertijd nemen de verwachtingen van inwoners, bestuur en samenleving toe. Van medewerkers wordt daarmee steeds meer gevraagd. Naast het vakgebied waarvoor zij zijn aangesteld, dragen medewerkers ook bij aan bredere organisatieopgaven, zoals het verbeteren van de dienstverlening, het versterken van participatie, financieel bewust en in control werken, inclusiviteit en het zorgvuldig en tijdig afhandelen van een groeiend aantal Woo-verzoeken.
Ambtelijk vakmanschap
2027 staat daarom in het teken van het verder versterken van het ambtelijk vakmanschap. We investeren in een organisatie waarin medewerkers zich blijven ontwikkelen, verantwoordelijkheid nemen voor het geheel en vanuit hun eigen vakmanschap bijdragen aan de gezamenlijke opgaven van Coevorden. Blijvend leren en ontwikkelen wordt daarmee een vanzelfsprekend onderdeel van ons dagelijks werk. We versterken leiderschap en talentontwikkeling, zodat medewerkers hun talenten kunnen benutten, zich kunnen blijven ontwikkelen en we talent voor de organisatie kunnen behouden. Daarmee blijven we bouwen aan een aantrekkelijke werkgever en aan betrokken, deskundige en wendbare medewerkers.
Ook zetten we stappen in het verder versterken van eigenaarschap en professionele verantwoordelijkheid. In 2027 wordt de mandaatregeling aangepast en geïmplementeerd. Dit vraagt niet alleen om heldere afspraken en verantwoordelijkheden, maar ook om aandacht voor de toepassing ervan in de praktijk. Hetzelfde geldt voor budgetbeheer en financieel bewustzijn. Gezien de financiële opgave waarvoor de gemeente staat, is het belangrijk dat medewerkers en leidinggevenden hun verantwoordelijkheid kennen en nemen en dat afspraken over budgetbeheer goed worden toegepast. We investeren daarom in kennis, vaardigheden, training en een eenduidige werkwijze.
Actieplan formatiehuis: "Naar een realistische en structureel beheersbare loonsom"
De gemeentelijke opgaven zijn de afgelopen jaren veranderd en uitgebreid. Nieuwe wettelijke taken, toenemende complexiteit en ambities op onder meer het sociaal domein, wonen, veiligheid, duurzaamheid en digitalisering vragen om een organisatie die over de juiste capaciteit en deskundigheid beschikt. Tegelijkertijd staan de gemeentelijke financiën onder druk. Dit vraagt om een goede balans tussen wat we willen bereiken, wat we moeten doen en de capaciteit die daarvoor beschikbaar is.
De afgelopen periode hebben we daarom geïnvesteerd in meer inzicht in onze formatie, bezetting en personele lasten. De benchmark uit 2023 en de ontwikkeling van de externe inhuur geven daarbij belangrijke inzichten. We zien dat we de afgelopen periode al belangrijke stappen hebben gezet. De externe inhuur is inmiddels teruggebracht naar circa 8–10%. Daarmee is meer kennis en continuïteit in de eigen organisatie opgebouwd en zijn de personele lasten beter voorspelbaar geworden.
De volgende stap is om ook de loonsom en formatie structureel beter met elkaar in balans te brengen. We groeien toe naar een realistische formatie die past bij het structurele takenpakket en de ambities van de gemeente. Het uitgangspunt is dat we structureel sturen aan de voorkant op capaciteit en loonsom, in plaats van achteraf bij de jaarrekening bij te sturen. De directie werkt daarom de komende periode verder aan een meerjarige aanpak voor formatie, loonsom en flexibele capaciteit. Daarbij wordt ook gekeken naar welke flexibiliteit nodig is om tijdelijke pieken, ziekte en veranderende opgaven op te vangen. Zo willen we voorkomen dat tijdelijke capaciteitsvraagstukken onnodig leiden tot extra externe inhuur of structurele overschrijdingen.
Met deze aanpak zetten we een volgende stap in het professioneel en financieel beheersbaar organiseren van onze gemeentelijke capaciteit.
Digitalisering
Ook op het gebied van digitalisering en informatievoorziening blijven we ontwikkelen. Het nieuwe zaaksysteem wordt geïmplementeerd en moet bijdragen aan een betere dienstverlening, een efficiëntere stukkenstroom en meer grip op onze processen. Daarnaast werken we aan een digitaliseringsagenda voor Coevorden, waarbij we de mogelijkheden van data, digitale dienstverlening en nieuwe technologie benutten om slimmer en doelmatiger te werken.
Tot slot evalueren we, zoals afgesproken, de in 2024 en 2025 doorgevoerde organisatiestructuur. De evaluatie geeft inzicht in wat goed werkt, waar bijstelling nodig is en welke ontwikkeling de organisatie de komende jaren nodig heeft. Daarbij kijken we niet alleen naar de structuur, maar juist ook naar de manier waarop we samenwerken, verantwoordelijkheid nemen en onze dienstverlening organiseren.
Met Samen Slimmer Werken bouwen we daarmee voort op de basis die de afgelopen jaren is gelegd. De structuur staat, de organisatie is stabieler en de inhuur is teruggebracht. De volgende stap is het verder versterken van vakmanschap, eigenaarschap en ontwikkeling. Zo zorgen we ervoor dat #teamcoevorden niet alleen vandaag, maar ook in de toekomst in staat is om samen met inwoners, bestuur, partners en elkaar de steeds complexere opgaven van Coevorden aan te pakken.
Samen Slimmer Digitaal
De gemeente Coevorden heeft in 2026, samen met de BOCE+ samenwerkingspartners (Borger-Odoorn, Emmen, STBO, Menso, de Toegang), de overstap naar een moderne, decentrale, digitale werkplek gemaakt (Project Samen Digitaal). De regionale samenwerking heeft de techniek en de randvoorwaarden geregeld.
Het project Samen Slimmer Digitaal brengt vier initiatieven — Samen Digitaal, Zaakgericht Werken, Procesmatig Werken en Informatieveiligheid — samen onder één herkenbare standaard: ‘Zo werken wij in Coevorden.’ Het hoofddoel is het realiseren van 'De Coevorden Standaard': het overkoepelend gedragskader voor digitaal, procesmatig en veilig samenwerken binnen de gemeente Coevorden. Deze Coevorden Standaard willen we vervolgens in de periode september 2026 tot en met december 2027aantoonbaar implementeren en borgen, in nauwe samenhang met de lopende trajecten Samen Digitaal, Zaakgericht Werken (XXLLNC-zaken), Procesmatig Werken en Informatieveiligheid.
Doelstellingen:
- In 2027 investeren we gericht in ambtelijk vakmanschap, waarbij medewerkers zich ontwikkelen op hun eigen vakgebied én op de bredere competenties die nodig zijn om als één gemeente samen te werken aan de opgaven van Coevorden.
- We versterken leiderschap en talentontwikkeling, met als doel talent te ontwikkelen en te behouden en medewerkers duurzaam aan #teamcoevorden te verbinden.
- In 2027 wordt de mandaatregeling aangepast en geïmplementeerd, inclusief heldere afspraken over verantwoordelijkheden en bevoegdheden.
- We versterken financieel bewustzijn en budgetbeheer door duidelijke afspraken, training en ondersteuning van medewerkers en leidinggevenden.
- We werken toe naar één realistische loonsom, passend binnen de financiële kaders, waarbij de directie binnen deze kaders verantwoordelijk is voor een passende bezetting, het opvangen van ziekte en het zorgen voor de benodigde flexibiliteit.
- Het nieuwe zaaksysteem wordt geïmplementeerd en draagt bij aan betere dienstverlening, een efficiëntere stukkenstroom en meer grip op processen.
- We ontwikkelen een digitaliseringsagenda voor Coevorden en benutten data, digitalisering en nieuwe technologie om slimmer en doelmatiger te werken.
- We evalueren de organisatiestructuur die in 2024 en 2025 is ingevoerd en bepalen op basis daarvan welke vervolgstappen nodig zijn.
- We blijven investeren in goed werkgeverschap, zodat medewerkers graag bij #teamcoevorden werken, zich kunnen ontwikkelen en hun talent voor de organisatie behouden blijft.